Pengertian Inventaris, Jenis – Jenis, Manfaat dan Tahapan Inventarisasi

Inventaris adalah suatu kegiatan pencatatan aset ataupun barang yang sekaligus pengelolaan data aset yang dimiliki organisasi secara profesional untuk kelancaran operasionalnya.

Akan tetapi, pada  keberadaan program inventarisasi belum juga mendapatkan perhatian yang serius oleh sejumlah organiasi, sehingga membuat peran dan juga fungsinya belum begitu terlihat secara nyata.

Padahal apabila inventaris aset dan juga barang dapat dikelola dengan baik mampu memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan juga keberhasilan dalam kegiatan suatu organisasi.

Inventaris terdiri atas catatan barang yang dimiliki oleh sebuah organisasi, baik digunakan untuk dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, ataupun digunakan untuk mendukung suatu kegiatan operasional.

Contoh dari bisnis yang memerlukan inventarisasi yang baik didalamnya ialah seperti bisnis retailing, food and beverage, perusahaan kontraktor, dealer mobil, dan lain-lain.

Jenis – Jenis Aset yang Perlu Diinventarisasi

Kegiatan inventarisasi aset adalah kegiatan yang wajib dilakukan oleh suatu organisasi. Berikut merupakan alat-alat yang perlu terdata dalam inventaris yaitu sebagai berikut:

1). Tangible Asset (Aset Berwujud)

Tangible asset, adalah kekayaan berwujud yang terlihat secara fisik dan juga mempunyai nilai. misalnya adalah seperti:

• Tanah atau lahan
• Bangunan
• Peralatan pabrik/kantor
• Persediaan barang

2). Intangible Asset (Aset Tidak Berwujud)

Intangible aset merupakan kekayaan tidak berwujud yang manifestasinya tidak memiliki bentuk fisik, namun juga dapat memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi. Contohnya ialah:

• Hak Cipta
• Hak Paten
• Goodwill
• Hak Merek Dagang
• Hak Atas Usaha Waralaba

Manfaat Inventaris

Adapun  manfaat yang bisa dirasakan saat aset-aset organisasi dinventarisasi dengan baik, yaitu sebagai berikut:

1). Meningkatkan layanan konsumen

Deangan adanya manajemen inventaris mampu meningkatkan layanan kepada konsumen dengan selalu tersedianya stock persediaan barang.

Jika sudah demikian, maka keloyalan seorang konsumen dapat dengan mudah dicapai oleh suatu organisasi.

2). Menciptakan suatu transparansi dan akuntabilitas

Daftar inventaris memiliki fungsi untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam suatu organisasi.

Dengan memiliki daftar inventarisasi, maka organisasi akan mendapatkan manfaat berupa mudahnya kontrol dan pengendalian terhadap aset yang dimiliki oleh organisasi.

3). Membantu menghemat keuangan perusahaan

Tanpa adanya daftar inventaris yang terperbaharui dan juga akurat, maka besar kemungkinan akan terjadi pemborosan pembelian barang-barang yang belum tentu dibutuhkan oleh organisasi.

4). Mengambil keputusan yang tepat

Jika sebuah organisasi/perusahaan tidak mempunyai daftar inventaris yang terbaru dan akurat, maka organisasi tersebut akan kesulitan menentukan jenis barang apa yang perlu disediakan kembali.

5). Membuat aset lebih aman

Daftar inventaris yang akurat sangat membantu organisasi untuk mengetahui apa saja aset atau barang yang dimiliki beserta jumlah dan bagaimana kondisinya.

6). Dasar penghitungan kekayaan organisasi

Segala aset yang dimiliki oleh organisasi, baik yang bergerak atau pun yang tidak bergerak, adalah kekayaan perusahan yang perlu dicatat dalam daftar inventaris.

Tahapan Inventarisasi

Proses pembuatan daftar inventaris  membutuhkan ekstra ketelitian yang tinggi. Prosesnya juga bisa terbilang relatif cukup lama, sehingga perlu dibuat alokasi waktu khusus untuk memastikan semua barang telah tercatat dengan sempurna.

Oleh karena itu, untuk membantu organisasi dalam mengelola asetnya agar lebih efektif dan komprehensif, berikut uraian tahapan dalam inventarisasi, yaitu sebagai berikut:

1). Mempersiapkan data aset

Langkah pertama dalam proses inventarisasi ialah pengumpulan data pencatatan aset yang terakhir atau pun data yang menjadi acuan dalam melakukan pendataan inventarisasi aset. Data-data tersebut akan dikelompokkan berdasarkan lokasi dan juga jenis barangnya.

2). Eksekusi aset

Selanjutnya ialah eksekusi aset, yaitu merupakan kegiatan pencatatan data-data yang telah masuk dan juga pelaporan hasil pendataan aset tersebut. Lama tidaknya tahapan pada proses ini tergantung pada banyaknya aset yang dimiliki.

Jika barang atau pun asetnya sedikit, maka pencatatan datanya juga tidak memakan waktu yang lama. Namun apabil organisasi tersebut mempunyai barang atau aset yang cukup banyak, maka kegiatan ini memerlukan waktu yang cukup lama pula.

3). Rekonsiliasi data

Apabila seluruh barang atau aset telah selesai diinventarisasi, maka langkah yang tidak kalah penting yaitu rekonsiliasi data.

Proses ini perlu dilakukan agar dapat memastikan data nilai aset yang dinput oleh internal yang cocok dengan laporan aset organisasi sehingga penyajian datanya dilakukan dengan benar.