Apa Itu Email, Jenis, Fungsi dan Bagaimana Cara Kerjanya

Saat ini hampir semua orang menggunakan gadget berupa ponsel pintar. Sehingga semua orang pasti tidak asing dengan apa yang disebut email. Sebab untuk menggunakan smartphone pengguna harus memakai email terutama Google Mail.

Selain itu, email juga digunakan untuk berbagai keperluan aplikasi di smartphone.

Begitulah email menjadi sangat penting dalam dunia komunikasi digital. Padahal dulu email hanya digunakan untuk berkirim pesan, mengingat dulu belum ada aplikasi chat yang dilengkapi berbagai fitur canggih seperti saat ini.

Kalau kamu anak tahun 90an kamu pasti merasakan bagaimana terobosan email di dunia perpesanan saat itu. Dimana Kamu wajib belajar membuat email ketika akan melamar kerja. Masih ingat nama email pertamamu?

Okay, sebelum membahas lebih jauh, lebih baik simak dulu apa pemgertian email dan bagaimana sejarah perkembangannya dari tahun ke tahun.

Pengertian Email

Email yang juga berarti surat elektronik (surel) adalah sebuah sarana untuk mengirim dan menerima pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan internet.

Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke alamat email lainnya dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget lainnya, seperti smartphone dan tablet yang terhubung dengan internet.

Berhubung zaman dulu orang bertukar pesan dengan surat, maka sejak ditemukan email, kantor pos pun menjadi sepi.

Orang-orang mulai meninggalkan surat yang menggunakan kertas dan tinta dimana proses pengirimannya bisa berhari-hari, dan beralih kepada email yang bisa dikirim dalam waktu beberapa detik saja.

Saat ini, mengirim pesan via email merupakan salah satu cara yang paling efisien, cepat, dan murah.

Sejarah Perkembangan Email

Bagaimanakan email pertama diciptakan? Email pertama kali dibuat pada 1968, ketika jaringan sejenis internet yang bernama ARPANET mulai berkembang.

ARPANET sendiri dulunya hanyalah sebuah proyek komunikasi yang dibangun untuk institusi militer dan pendidikan.

Namun kemudian seorang insinyur bernama Ray Tomlinson membuat suatu sistem komunikasi yang kemudian proyek ini dinamakan SNDMSG.

SNDMSG ini merupaka sebuah program yang mampu membuat orang, yang memiliki mesin yang sama, saling berkirim pesan. Namun teknologi ini tentu saja masih jauh dari kecanggihan email zaman sekarang.

Cara berkirim pesan dalam program ini hampir menyerupai cara Anda saat menulis dan berkirim pesan melalui email. Setelah pesan seleksi ditulis, pesan akan dikirim pada kotak surat yang ada di mesin yang sama.

Kemudian, perkembangan email terus bergerak maju seiring inovasi yang dibuat Ray Tomlinson dan berhasil membuat SNDMSG mampu mengirim pesan di dalam jaringan ARPANET. Mungkin bisa dibilang ini adalah bentuk email paling lawas.

Email atau surel pertama yang dikirim di dunia ini adalah pesan berbunyi “QWERTYUIOP”. Kemudian pada tahun 1972, Ray kembali mengenalkan sebuah ikon “@” sebagai pemisah antara identitas email dengan domain alamat email.

Tadinya, email adalah sebuah layanan yang berbayar. Salah satu program yang paling terkenal adalah Eudora. Namun, dengan cepat Eudora tergeser dari kedudukannya karena ada program baru yang lebih baik dan gratis, yaitu Netscape dan Internet Explorer.

Kemudian seiring perkembangan teknologi, ada banyak perusahaan yang menyediakan layanan email seperti Yahoo mail, AOL, Yandex, zoho, ICloud, Microsoft Outlook dan yang paling populer dan sering digunakan adalah Gmail besutan raksasa teknologi asal Amerika – Google.

Gmail adalah email yang saat ini paling populer digunakan. Gmail juga berfungsi untuk menggunakan bermacam aplikasi di smartphone, sebab aplikasi itu diunduh lewat Google Playstore, sehingga Anda juga harus menggunakan Gmail.

Cara Kerja Email

Jika Anda bertanya bagaimana cara kerja email, jawabannya cukup sederhana. Anda tinggal menulis pesan seperti menulis surat, lalu Anda akan mengirimnya ke alamat email tujuan.

Nah, pesan Anda itu akan diunggah ke internet lalu masuk ke alamat yang Anda tuju. Si penerima akan membuka pesan Anda dan mengunduh data yang Anda kirimkan.

Secara terperinci, berikut ini adalah proses cara kerja email secara singkat:

1). Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.

2). Pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.

3). Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.

4). Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.

5). Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.

6). Penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Fungsi dan Manfaat Email

Fungsi utama email adalah sebagai sarana pengiriman pesan secara daring. Namun seiring perkembangan teknologi, email jadi memiliki banyak fungsi dan manfaat. Berikut adalah fungsi email bagi penggunanya.

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Fungsi email yang paling utama adalah untuk mengirim dan menerima email dari orang lain kapanpun dan dimanapun.

Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik saja.

Namun, tentu saja kecepatan tersebut dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima email.

2. Mengirim dan Menerima File

Selain berbagi pesan, email juga memungkinkan penggunanya untuk berbagi file seperti dokumen, foto, video, teks, dan lain-lain. Untuk berbagi file pengguna perlu melampirkan file atau attachment

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain.

4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Jika Anda bermain di media sosial, Anda pasti memerlukan email. Untuk masuk atau log in ke dalam situs medsos Anda harus memasukkan email dan pasword Anda.

Selain medsos banyak layanan website membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut.

5. Email untuk Media Pemasaran

Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan email. Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualan.

Pemasaran melalui email merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan hingga saat ini email marketing masih termasuk jenis pemasaran online yang sangat efektif.

Macam – Macam Email

Mengacu pada pengertian email di atas, email dapat diklasifikasikan menjadi tiga jenis, yaitu POP mail, Webmail, dan forward mail. Berikut penjelasan ketiganya:

1. POP Mail

Pengertian POP mail (Post Office Protocol) adalah jenis email yang didapatkan oleh pengguna dari ISP (baca: pengertian ISP) yang menjadi langganan atau alamat email pekerja yang diberikan perusahaan kepada pegawainya.

2. Webmail

Pengertian webmail adalah email yang berbasis website. Dengan kata lain, pengguna email hanya bisa membuka email miliknya maka ia harus membuka halaman situs penyedia layanan email tersebut.

3. Forward Mail

Pengertian forward mail adalah jenis layanan email yang memforward atau meneruskan email yang diterima pengguna ke alamat email yang lain. Biasanya forward mail hanya digunakan oleh mereka yang sering berganti alamat email.

Demikian ulasan mengenai email, mulai dari pengertian, sejarah, cara kerja, hingga jenisnya. Semoga bermanfaat ya. (*)